Organización de eventos con globos

En esta oportunidad estaremos tratando el tema de la organización de eventos, evidentemente identificar si incluirán globos como toque mágico. Escribo pensando en la importancia y el cuidado que debes tener al planificar un evento.

¿Cuales son los tipos de eventos.?

Pensando en la organización de eventos, es importante conozcas el tipo de evento, la cultura de los que estarán en el evento, así como el nivel social, el nivel de confianza y afinidad de los invitados (esto para la organización y distribución de los invitados.)

El anfitrión de la fiesta es a quien se le brinde el homenaje. Puede ser una empresa, institución, persona, o un grupo de personas homenajeadas. En fin siempre hay un razón por la cual se hace una organización de eventos, y debe evaluarse cuando es prudente el uso de globos.

Tenemos los eventos formales oficiales.

Debes saber que los eventos formales, están asociados a ceremonias y protocolos de entorno oficial. Este tipo de evento se rigen por un protocolo de acuerdo al rango del invitado. Esto data desde 1815 cuando a través de un código internacional del congreso de Viena, se crean un conjunto de prácticas y reglas que deben observarse en la relaciones diplomáticas de los jefes de estado.

Evento oficial con globos
Evento oficial con globos.

Cada país creo un decreto bajo dependencia del Ministerio de Exteriores con el fin de dar continuidad al código internacional acordado.

En estos eventos no suelen usarse globos, y si lo hacen, deben cumplir ciertas características particulares. Una de ellas es mantener la discreción del entorno y ser aprobado por el anfitrión del evento.

En eventos oficiales, los globos a usar son sobrios y de los colores que representen algún símbolo importante para el país, por ejemplo los colores de la bandera.

Es el anfitrión de la fiesta quien decide que importancia se le da a cada invitado en la planificación de la organización de eventos.

Como dato curioso, debes saber que de allí parten las medidas de etiqueta, protocolo y ceremonia que se usan en eventos formales sociales familiares, donde tradicionalmente es considerado un rango de importancia para todo invitado que sea a fin del anfitrión de la fiesta.

Eventos formales laborales.

Las empresas poseen un organigrama de nivel de jerarquía de cada integrante del equipo. De tal manera que al elaborar un evento formal, también consideran los mismos acuerdos del código internacional del congreso, tornando a usar inclusive conductas protocolares.

organización de eventos sociales para empresas.

Para la planificación de la organización de eventos de este tipo, también debes considerar la continua comunicación con el anfitrión para saber si hay alguien, que no se encuentre en el organigrama y tenga alta relevancia en el evento.

Eventos informales laborales.

Son eventos donde el anfitrión de la empresa comunica que no es relevante la jerarquía en la organización del evento, pasando a ser un evento de entorno social e incluyente.

Eventos sociales formales.

En los eventos sociales formales, por lo general es una mezcla de familiar, laboral y oficial. No obstante, cuando organizas este tipo de eventos, debes considerar que tendrá un impacto emocional sobre los participantes e invitados, creando un nexo que quizá sea para toda la vida, donde además se dejará evidencia fotográfica de alto impacto.

Tal como te dije anteriormente, las medidas de etiqueta, protocolo y ceremonia también se usan en eventos formales sociales familiares, donde tradicionalmente es considerado un rango de importancia para todo invitado que sea afín del anfitrión de la fiesta. Sin embargo, los globos si forman parte del entorno, dando la apariencia angélica, alegre, un entorno de paz y de armonía.

boda en organizacion de evento semiformal
Novios en globos

En la organización de eventos sociales formales debes tener en cuenta que lo que suceda marcara el destino de muchos de los presentes. ¿De que tamaño es tu responsabilidad? Tranquila, una buena planificación llevara a un buen destino.

Eventos informales sociales.

Se les llama eventos informales y sociales porque no se lleva a cabo una forma estricta de protocolo y etiqueta, no tienen un orden de jerarquía y, siguen siendo eventos que generan un impacto, social o económico.

Eventos sociales informales
Eventos sociales Informales

Por lo tanto, te repito una vez más la clave de planificación y organización es la comunicación con el anfitrión.

¿Como conocer si voy por buen camino en la organización del evento.?

Tal como explicamos en el paso anterior, existen diferentes tipos de eventos y cada uno debe ir a fin a la ejecución del mismo. Esto simplemente quiere decir que debes conocer los eventos similares al que vas a ejecutar para poder tomar ideas.

Cuando tú debes organizar un evento formal y hasta por enfoque bíblico, la distribución de las personas, según su importancia, es de derecha a izquierda, tomando como referencia al anfitrión, y siendo este el de mayor importancia en el evento, tal como lo muestra la imagen.

Cuando es un evento informal, donde no se consideran los rangos de los invitados, es el anfitrión quien decide y te dice como organizar a los invitados.

La organización de eventos depende del anfitrión del evento, y su criterio, es por ello que la comunicación con tu anfitrión debe ser clara y precisa durante la planificación del evento.

¿Como determino la duración del evento y como hago una buena distribución y organización de eventos.?

Para este momento ya haz tenido comunicación con el anfitrión, conoces lo mas importante. Debes hacer un check list con lo solicitado por el anfitrión.

Tiempo para el presupuesto en la organización de eventos.

La ventaja de trabajar con globos es que con un bajo presupuesto, y un buen diseño la decoración puede tener el impacto emocional deseado. Es por ello que debes tener criterio en la selección de los globos y el arte a ejecutar.

Toda organización de eventos evento cuenta con un presupuesto, aunque inicialmente sugiera el anfitrión que es abierto, no lo es. Siempre debemos ajustarnos al presupuesto para incluir todo lo solicitado por el anfitrión y ademas mantener una holgura abierta para posibles urgencias de ultima hora.

El presupuesto es tan importante que no debes escatimar la calidad, lo económico a veces sale costoso, y un vivo ejemplo de esto es trabajar con globos. Es por ello la importancia de investigar todo lo relacionado con las logísticas de la organización del evento y no irte a la ligera.

Nunca es mucha información de lo que se quiere hacer en la organización de eventos.!!!!

Debes hacer algo así como una entrevista al anfitrión, pero debes estar en capacidad de responder todo lo que tu misma te preguntes. Si no logras tener todas las repuestas, te falta más información.

Es en ese momento cuando te das cuenta que la experiencia marca la diferencia. Evidentemente esta experiencia la busca en eventos pasados, y cuna vez organizado y ejecutado este evento debes hacer un análisis de lo acontecido para retroalimentarte.

Tiempo para manteleria, mesas y sillas.!!!

Debes conocer la disponibilidad de la manteleria, mesas, sillas, vestidos de sillas, juego de cubiertos y platos. Haz una investigador de la proveedora de estos insumos. verifica su confiabilidad y busca referencias de clientes. conocer el promedio de entrega y atención. Toda esta logística es muy importante, así también debes conocer cuanto tiempo dispones para hacer la entrega del mismo (posterior al evento).

Tiempo para decorar el evento.!!!

¿Será en un salón de fiesta y eventos.? ¿Cuanto tiempo antes del evento tendrás disponible el espacio.? Esta información es de suma importancia, es el tiempo con el que cuentas para que sea colocada la material y organizar el espacio, así mismo el tiempo para el arreglo de globos y toda decoración adicional.

Tiempo para el arreglo con globos.

¿Quien ejecutará la decoración con globos? ¿Cuantos globos usará? ¿Qué herramientas tiene para ejecuta el trabajo? ¿Cuanto tiempo estará disponible el salón para realizar la decoración con globos? ¿Es hábil en decorado con globos? ¿Cual es la calidad de los globos a usar? ¿hay alguna fuente de calor que pueda ser un peligro para la decoración con globos, y lleve a que se rompan antes de tiempo?

Tiempo para los pasa palos, comida, plato fuerte y abreboca o menú.

Tú ya conoces el entorno del evento, el tipo de eventos, por lo tanto debes saber cual será el menú, como está distribuido, en que momento será suministrado por el proveedor. Al igual que con la manteleria, ¿investigaste a la proveedora de estos insumos?. ¿verificaste su confiabilidad y buscaste referencias de clientes para conocer el promedio de entrega, atención y sobre todo la salubridad de los proveedores.

Aunque no lo creas, a esta altura apenas vas por la mitad de la organización del evento.

Ahora viene: el evento como tal, la distribución de los invitados según el tipo de evento, el programa de ejecución, los momentos inolvidables, y los momentos que marcan la diferencia.

Distribución de los invitados en la organización de evento.

Para este momento ya sabes que tipo de evento es al que te estas presentando, y debes verificar que se cumpla lo planeado durante la organización de evento. Si es protocolar que se mantenga la ceremonia, el protocolo y la etiqueta y si es social, que se lleve de manera correcta.

Programa de ejecución de la organización de evento.

Tienes un itinerario que cumplir, minuto a minuto debes tener bajo control lo que sucede en el evento, y como actuar ante posible desvió del plan.

Siempre puede pasar cosas diferentes a las planificadas, estás dejan de ser un problema si lo consideraste durante la planificación. Es como decir que tienes un plan A, B , C y hasta D.

Debes disponer de sillas adicionales e incluso un mantel adicional si el evento lo amerita.

Momentos inolvidables y momentos que marcan la diferencia en una organización de eventos.

Debes asegurarte que los momentos agradables sean los inolvidables, debes minimizar los riesgos a que algo salga mal. Debes exceder la precaución cuando es una fiesta infantil de lo que se trata.

Bebe de globos
Coche con bebe en globos para babyshowers

Para alcanzar momentos inolvidables debes tener un equipo de trabajo bien compenetrado con el evento. Deben tener un condicionamiento mental, donde lo que piense el cliente, y lo que afecte al anfitrión sea lo que los impulse a ejecutar cada una de sus tareas asignadas.

Inicialmente debes conocer el presupuesto con el que contabas para la realización de la organización del evento. “Arroparte hasta donde la cobija da”, lo que quiere decir que si tu plan inicial supera el presupuesto debes sacrificar algunos deseos del anfitrión.

Tú debes tener la capacidad de evaluar que no estará en el evento, y como hacer para cubrir ese vació. Por lo tanto lo que queda disponible y se ejecute debe ser fenomenal, e impactante para no sentir la ausencia de lo no realizado.

Ya casi finaliza la organización del evento.!!!

Una vez que finalice el evento, se vuelve a activar la logística. Debes hacer que todo vuelva a la normalidad, desocupar el salón, coordinar la recolección de los desechos generados (clasifica los desechos y cuida el planeta.).

También, previamente debes coordinar que cada proveedor de los servicios contratados hagan el retiro de sus insumos oportunamente, según la entrega del salón si esto lo amerita.

Orden y limpieza en la organización de eventos.

“Para recibir, hay que dar”.

Esto quiere decir que si deseas que te entreguen un área para tú evento en condiciones de higiene optimas, así mismo debes devolverlo. Aunque la decoración con globos se encuentre en buena condición, no creas ni asumas que le servirá al siguiente cliente de tu proveedor del espacio. Debes tener en consideración, a la hora de contratar un decorador con globos, que este también te brinde el servicio de desmontar y la decoración una vez que finalice el evento.

Resumen de la organización de eventos.

Comunicación.

Mantener comunicación con el anfitrión, conocer su cultura, sus deseos, jerarquía de prioridades y el presupuesto destinado para la organización del evento.

Planificación.

Identificar los deseos del anfitrión, investigar los posibles proveedores de servicio de logísticas, administrar el tiempo previo al evento, durante el evento y posterior al evento. También es importante conocer e investigar organizaciones de eventos anteriores, similares a las que estas ejecutando.

Priorizar.

Seleccionar que actividades se ajustan al presupuesto y hacer lo posible por mantenerlas en la organización del evento. La decoración con globos debe ser de acuerdo a lo solicitado por el anfitrión y debe cumplir alto nivel de calidad en los materiales para evitar que a mitad de camino sea un boom de globos deformes, y distracción del enfoque del homenaje.

Proteger.

Para el logro del éxito del evento es importante pensar como el anfitrión, tanto Tú como organizadora, como tu equipo de logística. Tener un deseo sincero que permita proteger lo que el anfitrión considera mas importante durante el evento, evitando que los recuerdos tornen a ser no gratos.

Analizar.

Se debe analizar todos los “¿para que?” y “¿porque?” de la organización del evento. Y se deben aplicar acciones de mejoras futuras en próximos eventos.

También es importante agradecer a todo el equipo de logística por su participación y compenetración con el trabajo y realizar criticas constructivas.

Comparte y motiva.

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Comentarios 1

  • Me encantó el artículo. No sabía que aunque el evento no sea tan formal igual hay normas que seguir. Super interesante además el tema de los colores con respecto al tipo de evento. Muchas gracias por el aporte!!!

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